Nieuwe programma's

Zojuist zijn er van twee veelgebruikte EVO pc-programma's nieuwe versies verschenen: Ritplan 3.60 (voor de planning van de dagelijkse ritten) en Repond 4.00 (voor het beheer van het wagenpark). Bestaande gebruikers krijgen binnenkort bericht over een update-procedure, nieuwe belangstellenden kunnen van beide programma's een demonstratiediskette bestellen. De 3,5" HD-diskettes kosten 25 gulden voor EVO-leden en 37,50 gulden voor niet-leden. De nieuwe demo's bestaan uit twee gedeelten: een soort 'dia-show' op de pc, waarin in kort bestek met voorbeeldschermen wordt uitgelegd wat de programma's kunnen, en een (beperkte) werkende versie. Een 386-pc met MS-DOS is een vereiste. Voor meer informatie kunt u bellen met de EVO-afdeling Informatievoorziening.

Maak kosten inzichtelijk: Oorzaak kostenstijgingen snel boven tafel
Overzichtelijk en doelmatig werken met gegevens kan worden ondersteund met pc programma's. De EVO heeft enige jaren geleden enkele gebruikersvriendelijke programma's ontwikkeld. Twee uit deze serie, Repond en Ritplan, zijn onlangs aangepast. De mogelijkheden daarvan leggen wij hier in het kort uit. De nieuwste versie van het pc-programma voor de registratie van reparatie- en onderhoudscijfers is Repond 4.00. Deze versie vervangt het programma dat een groot aantal bedrijven reeds gebruikt. De populariteit van dit programma is vooral te danken aan de eenvoudige bediening en de exacte gegevens die het programma produceert. Zoals met alle EVO pc-programma's is het doel de kosten van het bedrijf te beheersen.

Registratie
Repond registreert de kosten van het wagenpark, en met de nieuwe versie ook de kosten van machines. Voor heftrucks is een speciaal onderdeel aangebracht. Alle stamgegevens van de te registreren voertuigen en machines worden vastgelegd, de kenmerken, verzekeringen, lease-gegevens, contracten. De gebruiker heeft de keuze tussen registratie per kilometer of per draaiuur (heftrucks, machines). Voor elk voertuig of machine kunnen verschillende investeringen ingevoerd worden waarbij de afschrijving en de restwaarde worden aangegeven. De verschillende investeringssoorten zijn variabel en mutabel. Repond voorziet door middel van een signaalsysteem alle keuringen en betalingen die van toepassing zijn. Het bedrag en de datum van keuring worden aangegeven. Deze kosten worden meegenomen in de kostprijs per kilometer- of draai-uur.

Variabele kosten
De variabele kosten kunnen met Repond gerubriceerd ingevoerd worden. Een aantal rubrieken zijn voorgedefinieerd zoals brandstof, periodiek onderhoud, reparaties aan de motor, maar ook rubrieken voor de meest voorkomende schade-oorzaken. De gebruiker kan deze rubrieken zelf nog aanvullen. Alle kostensoorten kunnen worden geregistreerd, op die manier krijgt u een juiste indicatie van de oorzaken van een kostenstijging. Een nieuwe mogelijkheid is om vreemde valuta in te voeren. De gebruikte koersen kunnen aangepast of aangevuld worden. Ook kunnen tarieven gekoppeld worden aan gewerkte uren, bijvoorbeeld wanneer een reparatie of onderhoudsbeurt intern gebeurt. Voor de periodieke onderhoudsbeurten kunnen signaallijsten uitgedraaid worden, zodat een onderhoudsbeurt tijdig kan plaatsvinden. Om een duidelijk beeld te krijgen van de voertuigkosten moet ook het tanken van brandstof opgenomen worden. Met de verbeterde optionele tankmodule kunnen deze gegevens in één keer vanaf de diskette worden ingelezen. Alle bekende benzinemaatschappijen staan vermeld. Behalve de datum en het bedrag van het tanken worden ook de overige gegevens zoals factuurnummer en kostenplaats automatisch ingelezen. Repond produceert met behulp van selecties nuttige overzichten per periode, zoals verbruiksgegevens, vaste en variabele kosten. Zo kunnen de kosten over korte en lange termijn berekend worden.

Ritplan
Het pc-programma Ritplan, bedoeld voor planning van de dagelijkse ritten, is vanaf dit moment leverbaar in de nieuwe versie 3.60. Ritplan biedt ondersteuning bij het handmatig plannen en gaat uit van de in het bedrijf gangbare routepatronen. In deze versie van Ritplan is het nog steeds mogelijk om de planning te laten genereren door middel van zogenaamde basisroutes. Deze basisroutes beschrijven de ritpatronen zoals een bedrijf die hanteert. In versie 3.60 ondersteunt Ritplan het gebruik van verschillende routesets, zodat de planner elke dag een andere route kan plannen. De belangrijkste verandering in versie 3.60 is de nieuwe module 'RitOpt’. Deze module geeft de mogelijkheid om volledig automatisch te plannen, dus zonder basisroutes. Dit gebeurt door middel van volledige optimalisatie. De module RitOpt bepaalt op basis van het wagenpark, de klanten en de orders wat de meest gunstige ritten zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met een groot aantal randvoorwaarden, zoals tijdvensters van de klanten (tijdstippen waarop een klant in principe wil worden beleverd) waarvan er twee per dag beschikbaar zijn. Deze tijdvensters zijn per dag verschillend in te stellen zodat de planning automatisch rekening houdt met afwijkende openingstijden. Ook kan aan de klant een specifiek autotype worden gekoppeld, bijvoorbeeld 'auto met laadklep'. In Ritplan kunnen tevens pauzes worden gepland. Dat wil zeggen, op een moment dat het goed uitkomt, dus niet 'blind' na een bepaald aantal uren. Er wordt rekening gehouden met de maximale diensttijd van een chauffeur per dag. Wanneer de planner precies weet hoe hij of zij met het programma moet omgaan, kunnen de randvoorwaarden 'harder' of 'zachter' in verschillende gradaties worden ingesteld. Zo kan bijvoorbeeld worden aangegeven of een lichte overschrijding wel of niet acceptabel is. Bij de module RitOpt zijn nog twee andere voorzieningen: een module die één of meer ritten grafisch weergeeft (voorzien van diverse lay-out opties) en een module die een routebeschrijving van een rit kan afdrukken.

Distrikost
Behalve deze grote veranderingen zijn er op basis van wensen van de huidige gebruikers nog een aantal minder in het oog springende vernieuwingen aangebracht. Sinds de vorige versie van Ritplan is er voor een geringe meerprijs een extra module leverbaar onder de naam Distrikost. Deze module geeft inzicht in de kosten per klant, zowel in een geplande rit als gemiddeld op langere termijn. Deze kosten worden uitgedrukt in guldens en in 'prestatie-indicators' (PI). Deze PI geeft aan wat de prestatie is die voor een klant moet worden geleverd per eenheid produkt (kilogrammen of kubieke meters). Er kan precies worden bepaald waar de kosten vandaan komen. De kosten kunnen worden afgedrukt in staatjes of in grafieken.

ING. R. JANSE


Demonstraties
Gedurende de maanden maart en april 1994 wordt er een aantal bijeenkomsten georganiseerd door de EVO, die door leden kosteloos kunnen worden bijgewoond. Op deze bijeenkomsten zullen de nieuwe versies van Repond en Ritplan uitgebreid worden gedemonstreerd en toegelicht. Op de volgende data is er steeds één middag- en één avondbijeenkomst: 1 maart in Venlo,15 maart in De Bilt, 12 april in Rotterdam en 28 april in Spier. Aanmeldingsformulieren kunnen worden aangevraagd bij het secretariaat van de afdeling PR.