Kosten eigen vervoer

Rendementsverbetering is onmogelijk zonder inzicht in de kosten. Met geautomatiseerde hulpmiddelen is het mogelijk in zeer korte tijd kosten, het verbruik en reparaties te analyseren. Om te beginnen is een goede organisatie van het vervoer nodig om de kosten zo laag mogelijk te houden. Veel factoren doen echter afbreuk aan een zo optimaal mogelijke wijze van vervoer. Lagere voorraden en frequenter bestellen is bijvoorbeeld een duidelijke trend onder afnemers. En frequenter bestellen betekent ook frequenter afleveren met een kleinere ordergrootte.

Kritisch kijken
Deze factoren beïnvloeden de werkzaamheden in het vervoer, maar ook in het magazijn. Kennis van het klantenbestand, magazijnwerkzaamheden die zijn afgestemd op het vervoer en een goede ritplanning verdienen continu aandacht. Kritisch kijken naar alle facetten binnen de organisatie kan uitermate lonend zijn. Met geautomatiseerde hulpmiddelen is het mogelijk om in korte tijd uitvoerige analyses te doen over de kosten, het verbruik en de reparaties van het wagenpark. Het cijfermateriaal is dan snel genoeg beschikbaar om tijdig maatregelen te kunnen nemen. Om de ritten snel en optimaal te kunnen plannen, beschikt de EVO over het softwarepakket Ritplan. Dit pakket kan met allerlei randvoorwaarden, zoals tijdseisen, rekening houden. In de praktijk is aangetoond dat er met Ritplan besparingen mogelijk zijn van twaalf tot vijftien procent. Daarbij is nog geen rekening gehouden met (tijd)besparing op de administratieve organisatie en de besparingseffecten op langere termijn door een beter (historisch) inzicht.

Kosten en kostprijs
Voor bedrijven met eigen vervoer is inzicht in de kosten van dit vervoer onontbeerlijk. Immers, aan de hand hiervan moeten keuzen worden gemaakt, bijvoorbeeld over aanschaf van vervoermiddelen en al of niet uitbesteden van vervoer. Het stelt het bedrijf in staat een zo juist mogelijke kostprijs samen te stellen van prestaties van de diverse vervoermiddelen. Kennis van kosten en kostprijs is voor een juiste bedrijfsvoering dus absoluut noodzakelijk. Zonder deze kennis is het bijvoorbeeld niet goed mogelijk om de financiële consequenties van maatregelen te overzien. Een juist opgestelde kostprijs geeft inzicht in de kosten per eenheid product, zoals de kosten per ton of per m3.Een kostprijs heeft een veelzijdige functie. Zo kan met een kostprijs binnen het eigen bedrijf voorlichting worden gegeven over de kosten van het eigen vervoer of er kan een vergelijking worden gemaakt met de kosten die het beroepsvervoer berekent voor precies dezelfde prestaties. Om een goede kostprijs te kunnen samenstellen zal het bedrijf over diverse gegevens moeten beschikken. Deze komen uitsluitend beschikbaar door een goede registratie en verdere verwerking. Uit de praktijk is duidelijk gebleken dat met goed wagenparkbeheer besparingen zijn te realiseren. Ook hier geldt 'meten is weten'. Voor een goed wagenparkbeheer heeft de EVO software (Repond) beschikbaar.

Doorberekening
Een veel gebruikte methode voor doorberekening van kosten is de prijs per kilometer. Hierbij worden de vaste kosten en loonkosten geschat naar een vooraf ingeschat jaarkilometrage en vervolgens vermeerderd met de variabele kosten. Voordeel van deze methode is natuurlijk de eenvoud van doorberekening. Een nadeel is dat een te lage inschatting van het jaarkilometrage consequenties heeft voor het terugverdienen van in ieder geval de vaste kosten en mogelijk ook de loonkosten. Ook een uurbedrag wordt nogal eens gebruikt, vooral bij plaatselijk of regionaal vervoer. Aangezien bij deze methode een zo goed mogelijke inschatting moet worden gemaakt van het aantal bedrijfsuren in het betreffende jaar kleven ook aan deze methode bezwaren. Andere -foute- methoden die in de praktijk nogal eens worden gebruikt, zijn de kosten per m3, per ton en de kosten per tonkilometer. Eigenlijk is de enige juiste methode van doorberekenen de verdeling van de kosten waarbij rekening wordt gehouden met de factoren tijd en afstand.

Kosten per klant
Wanneer de kosten per rit bekend zijn, is de volgende stap de verdeling van deze ritkosten naar de kosten per klant. In de praktijk blijkt dit echter bijzonder moeilijk. Om dit op een juiste wijze te doen zullen de totale kosten in relatie moeten worden gebracht tot de tijd en afstand die met een aflevering gepaard gaan alsmede met de hoeveelheid te lossen product. Een kosten-batenanalyse per klant is dan eenvoudig samen te stellen. handmatig is dit echter bijna onbegonnen werk. Hier zal de computer uitkomst moeten bieden. In het EVO-pakket 'Ritplan' is de module 'Distrikost' opgenomen die deze berekeningen mogelijk maakt. Voordeel hiervan is onder meer dat ook de kosten van een spoedorder direct zichtbaar kunnen worden gemaakt. Gebleken is dat het zichtbaar maken van deze kosten het aantal spoedorders vermindert. Bovendien geeft het historische informatie over de distributiekosten van klanten. Op basis hiervan kan dan worden beoordeeld of het rendabel is een klant zelf te blijven beleveren of dat uitbesteden aan het beroepsvervoer zinvoller is.

Meer informatie
Bij de EVO is het boekje 'Organisatie van het vervoer' uit de kennisbankreeks beschikbaar. Hierin worden de diverse facetten die van toepassing zijn op de organisatie van het vervoer belicht. Aan de orde komen onder andere capaciteitsbepaling, ritindeling, eigen vervoer of beroepsvervoer en wagenparkbeheer. Op korte termijn komt ook de kennisbankuitgave Ritplanning beschikbaar. Daarin wordt uitvoerig beschreven welke eisen gesteld kunnen worden als er overwogen wordt een ritplanningspakket aan te schaffen. Een uitgebreide checklist met toelichting vergroot het inzicht en maakt het kiezen eenvoudiger. Wanneer u meer informatie wenst over toerekening van kosten van het vervoer kunt u contact opnemen met de EVO afdeling Bedrijfsorganisatie & Logistiek.
IR. J.A.N. ROBROEKS HOOFD SECTOR DIENSTVERLENING

 

Enkele jaren geleden installeerde de EVO een versie van het ritplanningsprogramma Ritplan bij een bedrijf met vijftien vrachtauto's. Voordat goed met zo'n pakket gewerkt kan worden is het noodzakelijk om kentallen van het bedrijf in te voeren, zodat de planningen en analyses betrouwbaar zijn. In overleg met de betrokken medewerkers werden parameters opgegeven, zoals de lostijd per eenheid van lading, tijdvensters en natuurlijk de kosten. Na enige discussie over de hoogte van de werkelijke kosten (wat kost de auto per kilometer en de chauffeur per uur) werden deze ingevoerd in het systeem en de eerste planningen gemaakt. Deze werden kritisch doorgenomen. Dat de gegenereerde planningen er beter uitzagen dan de gebruikelijke werd in eerste instantie over het hoofd gezien, omdat de hoogte van de ritkosten zo tegenviel. De klant stelde daarom voor om alleen de kilometerkosten van de in te zetten vervoermiddelen in te voeren. Zo werden de hoge ritkosten niet zichtbaar gemaakt. En dat terwijl het doel was de kosten beter inzichtelijk te maken!