Ritplanning: muis vervangt kattebelletjes

Traditioneel is ritplanning een kwestie van kattebelletjes, potlood, gum en papier. Elke wijziging maakt de planning minder overzichtelijk en bij veranderingen belt de planner voortdurend heen en weer met de chauffeur. Steeds meer bedrijven investeren daarom in een ritplanningssysteem, om zo de gegevens sneller en nauwkeuriger te verwerken, sneller in te spelen op wijzigingen en om kosten te besparen. Vooral bij grootschalige vervoersoperaties komen deze voordelen tot hun recht. Zonodig wordt het systeem gekoppeld met internet, boordcomputers en PDA's, wat staat voor Personal Digital Assistant, ook wel handheld genoemd. Toch onderschreef een aantal deelnemers tijdens de bijeenkomst de stelling dat een ritplanningspakket te weinig wordt gebruikt voor strategische en tactische doeleinden om er een antwoord mee te geven op logistieke en commerciële vragen. Hier en daar bestaat kennelijk nog een leemte tussen theorie en praktijk.
Bovendien kan implementatie van een pakket toch wel wat moeite kosten. Dit is gedeeltelijk het gevolg van een gebrek aan kennis over de mogelijkheden van het planningssysteem. Om dit probleem op te lossen, zal de gebruiker zich meer moeten verdiepen in de operationele mogelijkheden van het pakket.

Opleiding en training
Veel planners zijn zelf chauffeur geweest en kunnen daarom dit werk met hun kennis en ervaring uitstekend doen. Maar er zijn ook planners die een ritplanningspakket als een bedreiging zien en -misschien onbewust- in hun eigen werkwijze blijven steken. Daarom is het belangrijk om meer aandacht te besteden aan de introductie van het systeem en aan opleiding en training van de planners. Met hun praktijkervaring en de functies van het pakket kan ritplanning zeer efficiënt worden uitgevoerd. Dit leidt tot de vraag welke competenties nodig zijn om optimaal met een ritplanningssysteem te kunnen werken. Is de huidige planner daartoe in staat of vereist het strategisch gebruik een ander type, hoger opgeleide medewerker? Wellicht iemand op mbo- of misschien zelfs hbo-niveau die attent is op de vele, soms complexe planningsparameters.

Meedenken
Het zijn echter niet alleen de planners die een remmende werking kunnen hebben op de efficiency van een pakket. In alle eerlijkheid gaven de deelnemers aan de bijeenkomst toe zelf ook debet te zijn aan een niet optimaal gebruik van planningssystemen. Een belangrijke taak van het management is om mee te denken en de gereedschappen voor een optimale toepassing aan te dragen. Vooral vooraf en tijdens meedenken over het gebruik is kennelijk een onderschat element bij de acceptatie door planners. Ook zullen managers zich in sommige gevallen meer moeten verdiepen in de mogelijkheden van het systeem. Daardoor kunnen gegevens effectiever worden gebruikt, niet alleen als basis voor tactische en strategische beslissingen, maar ook om kostenbesparingen te realiseren. Voor wat betreft dit laatste willen bedrijven overigens wel besparen, maar zij vinden dat de omgeving, en dan moeten we denken aan de infrastructuur, de congestie op ons wegennet en allerlei (buitenlandse) overheidsmaatregelen, vaak niet meewerkt

Boordcomputers
Over het gebruik van boordcomputers en de koppeling met het ritplanningssysteem waren de meningen verdeeld. Voor sommigen is de praktijk kennelijk weerbarstiger dan de theorie. De boordcomputer heeft voor hen niet het verwachte effect. Feit is dat een boordcomputer wel degelijk kan bijdragen aan verlaging van de logistieke kosten en efficiencyverbetering. Zo kan logistieke informatie snel en nauwkeurig met de chauffeur worden uitgewisseld. Ook kan de gebruiker accurate informatie verkrijgen over het brandstofverbruik, de uren die de chauffeurs maken, hun rijgedrag en de technische staat van de voertuigen. Het is daarom belangrijk je vooraf af te vragen welke doelstellingen je met een boordcomputer wil bereiken en of het wel het meest geëigende hulpmiddel daarvoor is. Evenals bij een ritplanningssysteem is dus ook hier goede voorlichting vooraf onmisbaar. Als registratieapparaat kan een boordcomputer het management veel gegevens verstrekken, maar over de communicatiefunctie zijn de meningen verdeeld. Natuurlijk is communicatie belangrijk vanuit serviceoogpunt, bijvoorbeeld voor tracking & tracing, maar daarvoor is een boordcomputer niet direct noodzakelijk. In hoeverre de logistieke kosten beïnvloed kunnen worden, hangt bovendien sterk af van het bedrijf en de wijze van gebruik.

Samenwerking
Over samenwerking met collega-vervoerders om zo de binnenlandse en stedelijke distributie-efficiency te verhogen waren de meeste deelnemers aan de bijeenkomst toch wel kritisch. Goederenstromen bundelen via bijvoorbeeld stadsdistrlbutiecentra en gegevens uitwisselen via datahubs is volgens menigeen vooralsnog té complex. Ook denken zij dat de besparingen door onder andere extra overslagkosten en allerlei organisatorische en administratieve afwikkelingen gering zullen zijn. Daar komt nog bij dat zij de eigen bedrijfsgegevens toch liever niet aan anderen bekend willen maken. En dan is er nog het commerciële belang: 'Waar blijft het onderscheidend vermogen?', zo vroegen de deelnemers zich af. Samenwerking kan echter een belangrijke bijdrage leveren aan transportbesparing. Mede daardoor zien de deelnemers wel in dat (branchegerichte) samenwerking in de toekomst op bepaalde punten noodzakelijk is. Maar dat vergt veel overleg en er moeten goede afspraken worden gemaakt. Dat ritplanningssystemen bij de samenwerking een uitstekend hulpmiddel kunnen zijn, mag duidelijk zijn. Concluderend mogen we stellen dat de meeste deelnemers aan deze rondetafelbijeenkomst zeker het nut van een ritplanningspakket inzien en het ook zinvol gebruiken. Wel zijn er nog enkele hobbels te nemen voordat zo'n ritplanningssysteem volledig tot zijn recht komt. En daar kan de gebruiker, zonodig met hulp van derden, zelf veel aan bijdragen.

MEINDERT WIJNBERG