Reparatie- en onderhoudscijfers klip en klaar

Onderhoud automatisch uitvoeren zal wel nooit lukken. Maar het vastleggen van de gegevens en op basis daarvan steekhoudende conclusies trekken, kan wèl met een automaat; met een recht-toe-recht-aan PC en een softwarepakket om precies te zijn. Daarmee is een einde te maken aan dat deel van de administratie dat wellicht het minst doorzichtig is: het wagenparkbeheer.

Kosten van het wagenpark boven tafel krijgen en dan ook nog per voertuig precies weten welke bedragen en welke hoeveelheden gespendeerd zijn aan onderhoud en reparatie is geen sinecure, daarover zullen wagenparkbeheerders het vrij gemakkelijk met elkaar eens worden. Totaalcijfers lukt meestal nog wel, maar gespecificeerde kostenstaten, die nodig zijn voor tijdig signaleren van plotseling sterk oplopende kosten ontbreken meestal. Gebruik maken van het handmatige registratie- en administratiesysteem, zoals dat al jaren door de EVO kan worden geleverd aan leden-ondernemingen, brengt daar al sterk verbetering in. Beschikt een onderneming echter over een IBM-compatible PC, aangestuurd met MS DOS vanaf versie 2, met harde schijf en monochroom beeldscherm, dan kan het voertuigpark ook op de computer worden bijgehouden.

Het systeem wordt aangeleverd op een floppy met het volledige programma en instructie. Heel simpel, zoals het werken met 'REPOND' ook is.

Het invoeren van het stambestand is te vergelijken met het aanmaken van de stamkaarten van een 'papieren' registratiesysteem. Het zogenaamde reparatie- en onderhoudbestand is het mutatiesysteem, daarmee wordt gewerkt en de computer vergelijkt zelf de gegevens wel met het stambestand voor het opmaken van berekeningen en overzichten per voertuig.

Om de gebruikersvriendelijkheid te vergroten is bij het programma gekozen voor besturing via een 'menu', waarmee zich alle mogelijkheden openen voor verdere analyses.

Het menu van het bestand 'reparatie/onderhoudscijfers' is vergelijkbaar met dat van het stambestand, waarmee alle gegevens van het wagenpark in het systeem worden opgeslagen. Met dit verschil dat in het stambestand alleen wordt gewijzigd wanneer er veranderingen zijn in het wagenpark zelf. In het bestand onderhoud/reparatiecijfers worden de dagelijkse kostenposten ingevoerd. Er zijn maximaal honderd rubrieken te onderscheiden, zoals brandstof en olie; onderhoud; motor; aandrijving; remsysteem; toebehoren; opbouw; elektrische installatie; koelsysteem; banden; schade. Van elke mutatie moeten wel nog enkele vaste gegevens worden meegenomen, zoals datum rekening, nummer van de auto waarop de kosten betrekking hebben, kilometerstand van die auto, de rubriek waaronder die kosten vallen, het gegeven of het eigen kosten zijn dan wel kosten gemaakt in de werkplaats van derden, of er sprake is van een geplande onderhoudsbeurt, kosten van onderdelen en aantal onderhoudsuren.

Overzichten
Als voorbeeld van de computer-output nemen we het menu 'Overzichten maken'. Dat geeft de mutaties per auto, mutaties per rubriek, data APK- keuring, faciliteiten per auto, contractkilometers/gereden kilometers van de eventuele lease-auto's, brandstof- en olieverbruik en de kilometerprijs.
Bij faciliteiten per auto is bijvoorbeeld aan te geven welke extra's de auto's hebben: aanwezigheid van semafoon, mobilofoon of autotelefoon, dan wel specifieke laad- en losmiddelen, worden in de vorm van een code aangegeven. Bij de mogelijkheid voor brandstof-/olieverbruik geeft de computer voor elke auto het brandstofverbruik over een bepaalde periode, waarbij ook automatisch de kilometerwaarden van het stambestand worden aangepast. Een voorbeeld van de 'print' van die optie is elders op deze pagina weergegeven.
 
Beschikbaarheid
Het programma 'Registratie van reparatie-en onderhoudscijfers', kortweg REPOND, is beschikbaar voor EVO-leden, nadat eerst !n overleg met de toekomstige gebruiker is onderzocht of gebruik zinvol is en of aanpassingen van het standaard pakket tot 'maatwerk' nodig zijn. De kosten voor analyse, aanpassing en maatwerk worden door de Adviesgroep transport en organisatie overigens wel in rekening gebracht, maar niet zonder voorafgaande schriftelijke offerte. Er is nog een voorwaarde aan het werken met dit programma verbonden: eenmaal per jaar stelt de gebruiker alle geregistreerde gegevens ter beschikking aan de EVO. Onder strikte vertrouwelijkheid worden die door de adviesgroep gebruikt voor het bepalen van normen voor reparatie en onderhoud, die model staan voor de exploitatiekostenbegrotingen.