Repond: Registratie van REParatie en ONDerhoudscijfers

Informatie over de EVO
De EVO is de enige centrale ondernemers organisatie voor logistiek en transport. Zij zet zich in voor een vrije keuze van vervoer, kwaliteit van infrastructuren, logistieke diensten en onderwijs. Zo'n 40.000 ondernemingen in handel, industrie en land- en tuinbouw uit 300 branches zijn aangesloten. Via specialisten krijgen de leden toegang tot kennis op het gebied van uitbesteed vervoer, eigen vervoer, export, milieu, veiligheid, ruimtelijke ordening, magazijninrichting en -beheer, gevaarlijke stoffen, opleidingen voor management, specialisten en operationele medewerkers. De EVO is gevestigd in Zoetermeer en heeft zes regionale informatiecentra en twee opleidingscentra.

 
Aanleiding ontwikkeling
Een aantal jaren geleden heeft de EVO een onderzoek gehouden naar reparatie- en onderhoudscijfers. De doelstelling van het onderzoek was om te komen tot een normstelling in relatie tot reparatie en onderhoud. Daartoe werd een groot aantal bedrijven bezocht. Door middel van een gestructureerde vragenlijst werd nagegaan in hoeverre men informatie beschikbaar had over het wagenpark. Daarbij bleek dat veel bedrijven een groot deel van de informatie ondergebracht had in een administratief systeem. De informatie die nodig was voor het onderzoek zat vaak niet in een dergelijk systeem. Dat kwam omdat de administratieve systemen meer boekhoudkundige cijfers registreerden, vaak totaalcijfers over het wagenpark, maar zeker niet gespecificeerd op merk en type. De meer operationele informatie moest uit de beschikbare informatie handmatig worden afgeleid. Dit betekende vaak veel werk voor het onderzoek, maar ook teveel werk om dit soort cijfers regelmatig te produceren. Daar waar er wagenparkinformatiesystemen aanwezig waren, maakten zij veelal deel uit van een groot geïntegreerd systeem. Om tegemoet te komen aan de wensen van de leden heeft de EVO zelf een programma ontwikkeld waarmee reparatie- en onderhoudscijfers geregistreerd kunnen worden. Op basis hiervan is het mogelijk om op diverse wijzen stuurinformatie te krijgen over het wagenpark. Het programma is inmiddels bij bijna honderd bedrijven in gebruik, variërend van een wagenpark van 5 tot over de duizend auto's.
 
Opbouw van het systeem
Het REPOND pakket is modulair opgebouwd. Door middel van een menu krijgt men gemakkelijk toegang tot de verschillende modules. Het pakket is als volgt ingedeeld:
 
1. Basisgegevens
Bij de basisgegevens worden de gegevens ingevoerd die essentieel zijn voor de werking van REPOND. Tevens worden alle stamgegevens vastgelegd, zoals maten, banden, investeringsgegevens, kenmerken, leasegegevens enz. Hieruit worden later de vaste kosten bepaald. Al deze gegevens zijn (desnoods als selectie) uit te draaien op papier.
 
2. Voertuigkosten
In REPOND kunt u alle variabele kosten die gemaakt zijn door middel van tankbeurten of onderhoud vastleggen. De gedetailleerdheid hiervan is door de gebruiker zelf te bepalen. Door middel van een kostenrubriek geeft u aan om welk soort kosten het gaat. Door de vele selectiemogelijkheden kunt u vervolgens de gegevens over een door u opgegeven periode op papier krijgen. Er zijn o.a. historische overzichten, kilometerkosten en verbruikscijfers uit te draaien onder allerlei door de gebruiker op te geven voorwaarden. Hierbij kunnen alle stamgegevens en autokosten als selectie-criterium dienen. Tevens is er een speciale uitdraai waarmee u voor uw leaseauto's een prognose kunt laten geven betreffende het lopende leasejaar. Zo kunnen leasekosten die uit de hand dreigen te lopen wellicht nog worden bijgestuurd.
 
3. Keuringen en betalingen
REPOND bevat een systeem om alle keuringen en betalingen van voertuigen te kunnen bewaken. Hieronder vallen verzekering, belasting, de APK keuring, tachograafkeuring enzovoort. Alle in Nederland gebruikelijke keuringen zijn in het programma aanwezig; eventuele eigen bedrijfskeuringen of buitenlandse keuringen zijn door de gebruiker zelf te definiëren. Elke keuring of betaling wordt door de gebruiker teruggemeld aan het programma, waarna automatisch een nieuwe datum wordt gegenereerd aan de hand van de periode waarvoor die keuring of betaling geldt. De kosten worden automatisch meegenomen in de berekening van de vaste kosten van een voertuig. Op elk gewenst moment kunnen bovendien een of meer signaallijsten worden uitgedraaid, waarop de auto's staan vermeld die binnen een opgegeven periode gekeurd of betaald moeten worden. In een historisch overzicht kunt u precies zien hoe het keuringsverloop van een voertuig geweest is.
 
4. Instellingen
REPOND heeft een groot aantal instelmogelijkheden die het gebruik van het pakket kunnen afstemmen op uw wensen. Naast de gebruikelijke mogelijkheden, zoals kleur- en printerinstellingen, kunt u ook een aantal bedrijfsspecifieke gegevens opnemen in de stamgegevens. Daarnaast kunt u uw eigen investeringsposten bepalen.
 
5. Beveiligingen
REPOND bevat een complete beveiligingsmodule, die het mogelijk maakt het programma voor verschillende gebruikers ook verschillend te laten gebruiken. Het is mogelijk om programma-onderdelen geheel ontoegankelijk te maken, maar u kunt ook onderdelen zo instellen, dat men alleen kan raadplegen en niet wijzigen.
 
6. Opslaan gegevens
Om het bestand met (variabele) autokosten enigszins in de hand te kunnen houden is het mogelijk gedeelten hiervan weg te schrijven op diskette, bijvoorbeeld een afgesloten boekjaar. Indien noodzakelijk kunt u de gegevens echter altijd weer terugzetten om een compleet overzicht te creëren.
 
7. Koppeling met andere systemen
Optioneel biedt REPOND de mogelijkheid tankgegevens van derden in te lezen. Er is onder andere een tankmodule voor Travelcard-gegevens, maar ook andere systemen die voldoende gegevens op diskette aanleveren komen in aanmerking. REPOND kan bovendien worden gekoppeld aan het VOL VO pakket Procare, een systeem dat speciaal ontwikkeld is voor transportondernemingen met een eigen onderhoudswerkplaats.
 
Ontwikkelingen
Een pakket als REPOND is niet in een keer ontwikkeld. In de loop der jaren zijn de mogelijkheden van het pakket toegenomen. Dit wordt altijd gedaan op basis van gebruikerswensen. Zo blijft het pakket meegroeien met de wensen van de gebruiker. Onlangs heeft de EVO een gebruikersenquête gehouden. Op basis van deze informatie zal het pakket eind 1993 weer een aantal interessante uitbreidingen ondergaan. Gebruikers van het huidige systeem kunnen op zeer gunstige voorwaarden in het bezit komen van de nieuwste versie. Het pakket is verkrijgbaar voor bedrijven die al dan niet bij de EVO zijn aangesloten. EVO-leden betalen uiteraard aanmerkelijk minder. Wilt u meer informatie over REPOND, dan kunt u bellen met de EVO, afdeling Informatievoorziening, telefoon: 079-414641.