EVO: kleinere bedrijven zijn veel te afwachtend

Heeft automatische ritplanning zin voor een eigen vervoerder die maar met vijf vrachtwagens op de weg zit? Ja, zegt ir. J.A.N. Robroeks, hoofd sector dienstverlening van de EVO. ,,De EVO heeft met een prototype van een ritplanningsysteem aangetoond dat ook bij kleinere eigen vervoerders aanmerkelijke besparingen mogelijk zijn."

Het bedrijfsleven is veel te afwachtend met logistieke automatisering en laat daarmee behoorlijke besparingen liggen, zo vindt Robroeks. ,,De EVO heeft een prototypisch pakket voor ritplanning bij vier compleet verschillende bedrijven laten draaien. Dat leverde een besparing op de operationele logistieke kosten op van gemiddeld twaalf tot dertien procent. De testresultaten wijzen erop dat een besparingspercentage van twaalf tot dertien een constante is. Ondanks dat blijft het bedrijfsleven de boot een beetje afhouden."
 
De EVO is geen systeemhuis. Het ontwikkelen van automatiseringspakketten behoort niet tot de core business. Toch heeft de EVO vier programma's ontwikkeld om EVO-leden over de streep te trekken: ritplanning, kostencalculatie, onderhoud en reparatie, en magazijnbeheer. De aarzeling bij veel EVO-leden wordt ten dele veroorzaakt door de relatief geringe omvang van hun distributie. Zij zien daardoor geen nut in logistieke automatisering. Met een wagenpark van vijf of tien auto's is een pakket van 40.000 gulden niet interessant. Veel bedrijven hebben geen goed inzicht in hun logistieke kosten. Daardoor blijft het besparingspotentieel van logistieke automatisering ook onder tafel. Zij weten niet waar kosten weglekken; wat een klant werkelijk kost en opbrengt.

Robroeks: ,,Het is iedereen duidelijk dat een kleine zending buiten hel normale distributiepatroon goud kost. Maar dat er dagelijks zendingen kunnen zijn die door hun kleine afwijkingen van het patroon ook veel geld kosten, soms meer geld dan zij opleveren, springt minder in het oog, omdat dergelijke zendingen binnen het dagelijkse ingeslepen arbeidspatroon vallen. Automatisering levert daarom zoveel besparingen op omdat automatisering aan het licht brengt dal de procedures van een bedrijf niet optimaal meer zijn. Jaren geleden is in het kader van een NOVEM-onderzoek al aangetoond dat een betere ritplanning tot een betere bezetting van het wagenpark leidt. Dus tot energiebesparing - waar het in dat onderzoek om was begonnen - maar dus ook tot een betere efficiëntie en bedrijfsvoering in de distributie. Dat heeft de EVO op het idee gebracht om de leden beter bewust te maken van het belang dat logistieke automatisering voor hen kan hebben."
 
De EVO is eerst met een pakket voor ritplanning begonnen. Dat pakket is als prototype uitgetest bij twee totaal verschillende bedrijven. Dat leverde bij beide bedrijven een kostenbesparing op van twaalf procent. De uitkomst van die test frappeerde de EVO omdat zij bij beide bedrijven tot een zelfde besparingspercentage leidde. Dat bracht de EVO ertoe het pakket nog eens bij twee andere EVO-leden uil te testen. Dat leverde bij beide een besparing op van dertien procent. Dat percentage schijnt dus wel zo'n beetje constant te zijn. Bij alle vier bedrijven leidde een doeltreffender ritplanning tot een doeltreffender organisatie van hun distributie. Dat was hun eerste besparing.
De planning van de distributie werd ook veel rustiger. Bij handmatig plannen was de planner de hele dag bezig. Met een betrekkelijk eenvoudig pakket kon het planmoment naar het einde van de dag worden verschoven. Daardoor konden veel meer verzendingen worden ingepland. Zendingen die er tussendoor kwamen, konden gemakkelijk in het planningssysteem worden opgenomen, zonder dat dat tot verstoringen leidde bij de andere ritten. Het pakket geeft ook beter inzicht in de tijdsduur van de afleveringen. Men ziet verstoringen onderweg en hoe lang een wagen bij een klant moet wachten. Als men de planning en de feitelijke afleveringen over een bepaalde tijdsduur tegen elkaar afzet, worden afleveringspatronen duidelijk. Een bedrijf kan beter op afwijkingen van het patroon reageren. Als het afleveringspatroon zelf grilligheden vertoont, kan men de oorzaken daarvan gemakkelijker opsporen. Die kunnen gelegen zijn in een slechte organisatie van opslag en distributie, in een gebrekkige afstemming van productie en distributie of in verkeerde afspraken met klanten. Daar zijn geen grote systemen voor nodig, zo meent Robroeks. Met kleine pakketten kan men de eigen organisatie al een heel eind verbeteren. Uiteindelijk leidt dat tot lagere kosten en tot een grotere klanttevredenheid.

De resultaten van het prototype waren van dien aard dat de EVO het pakket verder is gaan uitwerken. Het is een standaardpakket dat met kleine aanpassingen voor individuele gebruikers kan worden geïnstalleerd. Een mooi stuk gereedschap voor planners en distributiechefs, zo meent Robroeks.

Een tweede pakket waar de EVO mee bezig is, is een systeem dat ten doel heeft de kosten van distributie inzichtelijk te maken. Veel bedrijven hebben nauwelijks inzicht in wat een klant kost. Dat niet wetende, weten zij vaak ook niet welke afspraken zij met een klant moeten maken. Het probleem bij kostencalculatie is meestal dat de relevante data niet goed zijn op te sporen. Die zitten verstopt in financiële administratie of ergens anders in het bedrijf. Met een goed calculatiepakket kan een bedrijf de klantgegevens snel en op een gestructureerde manier verzamelen. Kosten van distributie en opbrengsten kunnen tegen elkaar worden afgezet. Aan het einde van de dag weet een bedrijf wat een individuele klant heeft gekost en wat hij heeft opgebracht. Als die verhouding verkeerd uitvalt, kan het pakket duidelijk maken waar de schoen wringt. Men kan verkeerde afspraken met een klant hebben gemaakt. De distributie kost bij die klant teveel, gerekend naar wat die klant opbrengt. In de distributie kan iets verkeerd zitten, of in de productie. Sommige klanten hebben teveel spoedzendingen of anderszins zendingen die buiten de normale orde vallen.
Als distributiekosten per klant inzichtelijk gemaakt kunnen worden, kan een bedrijf beter beoordelen of het tot uitbesteding moet overgaan of het transport zelf moet blijven verzorgen. In hel eerste geval is het beter in staat tot goede afspraken met een vervoerder te komen. De prestaties van de vervoerder kunnen beter worden beoordeeld. Een verlader kan ook beter beoordelen of in samenspel met de vervoerder de kosten van het vervoer teruggebracht kunnen worden. Ook voor kostenberekeningen zijn geen grote systemen nodig, zo meent Robroeks. Bedrijven met relatief weinig afleveringen kunnen met een EVO-pakket een heel eind komen.
 
Een derde EVO-pakket heeft betrekking op de kosten van reparatie en onderhoud: RepOnd. Ook wat reparatie en onderhoud betreft, hebben veel bedrijven vaak niet de relevante informatie voorhanden. Dat is versnipperd opgeslagen in allerlei ordners. Dan ziet men ook niet dat op dat terrein kostenbesparingen mogelijk zijn. De EVO heeft een eenvoudig model ontwikkeld dat niet ten doel heeft het wagenparkbeheer te automatiseren, maar een eenvoudig systeem dat per vrachtwagen normen stelt ten aanzien van de kosten van onderhoud en reparatie, met daaraan gekoppeld een registratie- en vergelijkingssysteem. Als onderhoud en reparatie volgens de normen verloopt, doet het pakket niets. Het signaleert afwijkingen en geeft aan waar die afwijkingen door worden veroorzaakt. Op die manier krijgt een bedrijf inzicht in de kostprijs van een vrachtwagen. Het systeem geeft ook de tijdstippen aan waarop wegenbelasting en premies betaald moeten worden. De kosten van het pakket zijn zo laag dat het zichzelf al heeft terugbetaald als het een boete wegens het te laat betalen van de wegenbelasting heeft voorkomen, zo zegt Robroeks.

Het laatste pakket dat de EVO heeft laten ontwikkelen, is MagaLoc. Dat is een registratiesysteem voor kleinere magazijnen waar slechts een beperkt aantal artikelen wordt opgeslagen. Robroeks: ,,In kleinere magazijnen wordt vaak niet goed geregistreerd waar goederen liggen opgeslagen. Er is veel tijd nodig om goederen terug te vinden terwijl de ruimte van het magazijn vaak ook niet optimaal wordt gebruikt. Er zijn tal van opslagpakketten in de handel. Dit pakket is ontwikkeld vanuit de adviespraktijk. Voor grotere bedrijven kan het pakket voor lokatiebeheer binnenkort worden gekoppeld aan systemen voor voorraadbeheer.
 
Robroeks benadrukt nogmaals dat de EVO systeemhuizen geen concurrentie wil aandoen. "Deze pakketten zijn onderdeel van onze ledenservice. De EVO beperkt zich in dit soort dienstverlening tot eigen vervoerders die vijf tot 25 vrachtwagens hebben. Dat zijn bedrijven die in de logistieke automatisering een beetje tussen wal en schip terechtkomen. De EVO is samen met de NEA bezig een onderzoek te doen naar de koppeling van boordcomputers aan ritplanningssystemen. Met een dergelijke koppeling kan er een snelle terugkoppeling plaatsvinden tussen wat er tijdens de afleveringen gebeurt en de planning van de distributie van een bedrijf. In de toekomst zijn andere koppelingen mogelijk, zoals orderadministratie aan ritplanning en MagaLoc en RepOnd aan de registratie van het brandstofgebruik van een vrachtwagen. Op die manier kunnen kleinere bedrijven een relatief goedkope vorm van automatisering realiseren die volledig is afgestemd op hun behoeften."


JAN SALOMONS
Bron: NT Weekeind