Keuze: zelf doen of uitbesteden?

In ieder bedrijf worden regelmatig strategische beslissingen genomen: deze bepalen de bedrijfskoers op langere termijn. Een duidelijk waarneembare trend is de nadruk op de eigen bedrijfsactiviteiten. Alle bijkomende zaken worden het liefst uitbesteed aan daartoe geëigende specialisten. Bijvoorbeeld het onderhoud van bedrijfsgebouwen, het bedrijfsrestaurant, adverteren, maar ook transport- en opslagactiviteiten.

In het binnenlands goederenvervoer is de verhouding eigen vervoer ten opzichte van beroepsvervoer overeenkomstig verschoven: in 1980 bedroeg het aandeel eigen vervoer circa veertig procent, in 1989 was dit gedaald tot 36 procent. Geen schokkende cijfers, maar de tendens is duidelijk aanwezig.
Aan de aanbodzijde zijn steeds meer vervoerders zich gaan specialiseren op uiteenlopende vormen van logistieke dienstverlening. Daarbij kunnen verregaande vormen van samenwerking voorkomen(co-makership). In eerste instantie had uitbesteding alleen betrekking op het transport, later bleek opslag van goederen een logische aanvulling. Aanverwante activiteiten als (automatische) orderverwerking, voorraadbeheer, orderverzamelen, (her)verpakken en facturering behoren daar inmiddels ook toe; daarnaast vindt uitbreiding plaats richting werkzaamheden in de produktiesfeer, zoals assemblage.
 
Kwaliteitsborging
Customer service is een gevleugeld woord geworden. Niet alleen de geleverde produkten moeten van de gewenste kwaliteit zijn, ook het zo weinig mogelijk 'nee' verkopen en afspraken met de afnemers stipt nakomen moet de foutenmarge zo laag mogelijk houden. In de relatie met de afnemers moet de vervoerder in staat zijn als verlengstuk van de opdrachtgever op te treden. De verlader zal hier vooraf duidelijkheid over willen verkrijgen. Aanvankelijk waren veel verladers nogal sceptisch over de prestaties van logistieke dienstverleners. Er is logistieke dienstverleners dan ook veel aan gelegen de opdrachtgever een constante kwaliteit te kunnen garanderen. Het in de industrie bekende verschijnsel kwaliteitsborging heeft ook in deze bedrijfstak zijn intrede gedaan. De ISO 9002 norm is inmiddels vertaald naar de transportwereld; een tiental ondernemingen heeft de dienstverlening op gebied van transport en opslag laten certificeren. Overigens zijn er voldoende voorbeelden waarbij uitbesteding tot vergelijkbare of zelfs betere kwaliteit leidde ten opzichte van de eigen expeditie.
 
Zelf doen
Desondanks zijn er toch nog veel bedrijven die hun distributie liever niet uit handen geven. Daarvoor worden uiteenlopende redenen aangevoerd, bijvoorbeeld het vervoer van zeer specifieke goederen, het verrichten van aanvullende werkzaamheden (installeren, monteren), het contact dat eigen chauffeurs met de klant blijven houden, flexibel inzetten van materieel bij spoedzendingen en mogelijke negatieve ervaringen met vervoerders. Daarnaast spelen ook minder zakelijke factoren een rol, zoals statusvermindering wanneer de expeditiechef niet meer verantwoordelijk is voor een aantal chauffeurs en het wagenpark.
 
EVO-dienstverlening
De EVO geeft advies over planning van vervoers- en distributie-activiteiten, onder andere met betrekking tot de keuze zelf doen of uitbesteden. Inhoudelijk kan het advies variëren van informatie over vervoerders (gerangschikt naar regio en specialiteit) en vrachtprijsbeoordeling, tot een kwantitatief onderzoek met als doel optimalisering van het totale vervoersysteem. Bij dergelijke projecten wordt, indien mogelijk, gebruik gemaakt van een bepaalde analysemethode. Op basis van gemiddelde afzetgegevens, afleverfrequentie, normtijden voor laden en lossen en een afstanden/tijdentabel wordt een capaciteitsplan voor de distributie opgesteld. Daaruit kan worden afgeleid: het soort en aantal in te zetten auto's en de inzet in uren en kilometers. Op basis daarvan kunnen de vervoerkosten worden berekend in geval van eigen vervoer en in geval van beroepsvervoer. Het capaciteitsplan bestaat uit een ritoverzicht dat als basis kan dienen voor het aanvragen van offertes bij verschillende vervoerders. Daarmee wordt de offertebeoordeling aanmerkelijk vereenvoudigd.
 
Financiering
In geval van eigen vervoer zijn verschillende wijzen van financiering mogelijk. Leasing is daarbij een veel voorkomende optie. Belangrijkste voordelen zijn: geen zorg voor onderhoud en administratie van eigenwagenpark (bij operational lease), variabeIe in plaats van vaste kosten en het vrijkomen van kapitaal dat in bedrijfsonderdelen met een hoger rendement kan worden geïnvesteerd. Als nadeel gelden in het algemeen de iets hogere rentekosten en een vaste periode met contractuele verplichtingen. De EVO kan behulpzaam zijn bij het beoordelen van lease-offertes en -contracten.
 
Afstemming
Waar in het verleden in de projectadvisering veelal de nadruk lag op vervoer sec, wordt daar nu steeds vaker ook opslag/fysieke distributie bij betrokken. In enkele gevallen betekende dit dat de dienstverlener ook bij het onderzoek werd betrokken: over samenwerking gesproken. Als criteria bij de afweging zelf doen of uitbesteden gelden kosten, kwaliteit (service, klantgerichtheid), rendement, alternatieve aanwending eigen vermogen, sociale aspecten (chauffeurs) en de invloed op de organisatie (zorg voor personeels- en wagenparkbeheer).
Wanneer leden-ondernemingen besluiten aan de EVO een opdracht te verstrekken, worden daarover vooraf afspraken gemaakt: afstemming moet worden verkregen over de probleemstelling, de wijze van aanpak en de maximale adviestijd/-kosten. De vereiste gegevens worden door het bedrijf zelf verzameld. De EVO verzorgt de analyse, rapportage en eventueel presentatie in het bedrijf van de resultaten.
In de meeste gevallen leidde een advies tot verbeteringen in de organisatie en/of planning van het vervoer. De kostenbesparingen bedroegen gemiddeld twaalf procent.