Emballagebeheer: Papieren fouten vs. Digitale precisie

Dat het papier de strijd heeft verloren van het digitale tijdperk is u natuurlijk al bekend. Milieutechnisch kan het nog een spannende strijd worden tussen beide partijen, maar als het gaat om de nauwkeurigheid van uw administratie delft het gebruik van handmatige registratie op papieren chauffeurslijsten het onderspit. Met behulp van digitale registratie heeft u de complete administratie direct op orde zonder dat dit te veel tijd kost en na het lezen van dit artikel weet u precies waarom.

In een veldonderzoek dat we hebben uitgevoerd bleek dat er op verschillende punten in het distributieproces controles plaatsvonden op de hoeveelheden emballage. Door zowel meerdere betrokkenen; chauffeur, klant en de administratieve afdeling, als ook gedurende verschillende rondes; bij het laden en lossen op zowel het depot als bij de klant en bij de administratieve afronding.
Uit het onderzoek is gebleken dat de meeste fouten worden gemaakt in de laatste ronde bij het (handmatig) invoeren van de hoeveelheden emballage in de administratie. Deze knock out wordt veroorzaakt door slecht leesbare chauffeurslijsten of door handmatige typfouten.

Dit betekent dat er nóg zoveel controles kunnen plaatsvinden, maar dat er nog steeds kans is op de fouten die ontstaan door onduidelijke handschriften en handmatige registratie. De juiste oplossing voor dit probleem is een directe invoer van digitale registraties in de administratie. Daarnaast is gebleken dat het beter is om de dubbele controlefunctie te verschuiven van de administratieve medewerker naar de klant zelf, welke door het geven van een simpele handtekening een akkoord geeft voor de geleverde en geretourneerde hoeveelheid goederen.

De kunst is dan om een methode te ontwikkelen die de kans op foute registraties door de chauffeur minimaliseert. Een makkelijk bedienbare mobiele app is dan dé perfecte oplossing. Naast de Androidversie, die al reeds in gebruik is, is de applicatie nu ook beschikbaar voor de iPhone en uiteraard zijn beide systemen naadloos geïntegreerd met Ritplan transportsoftware. Hiermee heeft u altijd toegang tot realtime informatie over de hoeveelheden emballage die bij de klanten aanwezig is of die bij klanten is opgehaald.

Emballage kost geld, veel geld. Daarom is een goede up-to-date administratie noodzakelijk, want naast de onbegonnen strijd van de papieren chauffeurslijsten, gaat er ook veel emballage verloren, omdat er onbekend is waar dit gebleven is. Met onze oplossing, de “emballage track and trace app”, behoort dat nu tot het verleden. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw onderneming? Vraag geheel vrijblijvend een digitale demonstratie aan. Het is de moeite waard!