Van planning naar realisatie

Van planning naar realisatie

Ons programma Ritplan maakt efficiënte ritplanningen. De planningen kunnen worden teruggelezen in uw ERP-systeem, van waaruit alle overige zaken worden geregeld, maar het kan ook makkelijker, met een met Ritplan geïntegreerde oplossing: Logistiek Monitoring Systeem LMS. LMS bestaat uit een backoffice systeem, een app en diverse modules. De app wordt gebruikt door de chauffeur/medewerker en de backoffice meestal door de afdeling verkoop. Wat wordt er mogelijk met LMS? In de volgende artikelen wordt vanuit verschillende gezichtspunten besproken wat de LMS-gebruikers kunnen ervaren.

 

De chauffeur over LMS app:

Wanneer de planning gereed is kan ik deze in de app zien, waardoor ik precies weet hoe laat ik moet beginnen en hoe de rit gaat lopen. In de app zelf kan ik ook navigeren. Wat vooral prettig is, is dat het programma me naar het afleverpunt leidt als dit anders is dan de voordeur van de klant. Hierdoor hoef ik geen frustrerend uitzoekwerk te doen wanneer ik eigenlijk al bij de klant aangekomen ben. Daarnaast kan ik ook makkelijk in contact komen met de klant, om te controleren of er zaken zijn waar ik rekening mee moet houden.

Als ik eenmaal bij de klant ben aangekomen en de levering heb gedaan, vraag ik de klant om een handtekening. Als iets is beschadigd, of er iets mist bij de levering, kan ik hier een notitie van maken en een foto maken van het geleverde of van het probleem. Ook als niemand aanwezig is, maak ik even een foto van de deur, om te laten zien dat ik er toch echt geweest ben. Of een foto dat ik het heb afgeleverd op het afgesproken punt. In de app scan ik de emballage van de levering én wat ik ophaal. Daar worden ze op het thuisfront blij van, want dan kan er niks kwijtraken. Het is fijn dat ik alles vanuit één app kan regelen, zodat ik ook weet dat ik alle stappen heb doorlopen bij een klant.

De planner over LMS:

Zodra de planning gereed is sturen we deze door naar LMS en krijgen de klanten automatisch een e-mail of sms van de juiste aflevertijd of tijdblok. Dit automatische bericht kunnen we zelf instellen, zodat het goed aansluit op ons bedrijf. Ik kan precies volgen hoe de rit verloopt. Bij elke klant wordt de rit opnieuw doorgerekend en kan ik de aangepaste aankomsttijden raadplegen, zodat ik direct weet of een gepland tijdvenster niet gehaald gaat worden. Als daarbij een ingestelde tijdmarge wordt overschreden, ontvangt de klant automatisch een e-mail of SMS met een update van de geplande aflevertijd of tijdblok, zodat ze goed op de hoogte blijven. Die extra service is voor ons erg belangrijk, want met goede communicatie kunnen we ook een goed klantcontact onderhouden. Als de rit aangepast moet worden, krijgt de chauffeur hier bericht van in de app. Als het nodig is, kan de chauffeur dan ook contact onderhouden met de klant.

De klant over de order-aflevering met LMS:

Als ik een bestelling heb gedaan, dan ontvang ik een sms of e-mail waarin staat wanneer de chauffeur langskomt. Ook bij wijzigingen in de aankomsttijd word ik goed op de hoogte gehouden. Wanneer de chauffeur aan de deur staat, vraagt hij om een handtekening om te bevestigen dat de levering voltooid is. Ik kan altijd controleren of de zending compleet is en of er niks beschadigd is. Wanneer er iets niet goed geleverd is, maakt de chauffeur hier een foto van zodat dit zo spoedig mogelijk afgehandeld kan worden. Ook de retouremballage wordt geregistreerd.

De afdeling verkoop over LMS backoffice:

Bij de verkoopafdeling zijn we te allen tijde met de backoffice van LMS op de hoogte van de planning én de realisatie van de rit. Zodra er een klant is bezocht, weten we hiervan af en kunnen we zien of alles goed gelukt is. Ook krijgen we handtekeningen en eventueel foto’s van bijvoorbeeld manco’s waar we nog achteraan moeten. Zo kunnen we direct, nog voor de chauffeur zijn rit die dag heeft afgerond, actie ondernemen om de klant tevreden te houden.