Vlotte stroomlijning van de planning bij Visser & Visser BV
Klantgericht werken zit bij Visser & Visser BV in de wortels van het bedrijf. De groothandel in grond-, weg- en waterbouw heeft klanten als hoveniers, stratenmakers en gemeentes die allemaal andere behoeftes hebben. Ze waren al langere tijd van plan om werk te maken van hun ritplanning maar met “De klant altijd op één!” was het lastig om hier de tijd voor te vinden. Nu Ritplan en LMS inmiddels geïmplementeerd zijn, is duidelijk geworden wat een voordelen dit met zich meegebracht heeft.
Het kan moeilijk zijn om de tijd te vinden innovaties op de juiste manier in te voeren. De oplossing werd gevonden in Hubert Visser die voor een aantal weken aan de slag ging om zich volledig op de implementatie van Ritplan en LMS te richten. Indrukwekkend genoeg kreeg hij het voor elkaar om in samenwerking met EVO-it de implementatie van Ritplan èn LMS binnen vier weken draaiende te krijgen!
Minder kwetsbaar met Ritplan
Hubert vertelt: ‘De planning werd eerst vanuit Outlook geregeld. Een van onze collega’s werkte met een Outlook-agenda waar alle adressen voor die dag onder elkaar werden gezet. Het was een beetje kneuterig maar hij kende alle plaatsnamen en klanten, waardoor hij toch in staat was de planning steeds weer rond te krijgen. Doordat hij zo goed was in zijn werk voelden we niet direct de prioriteit om aan de slag te gaan met Ritplan. Wel beseften we dat op het moment dat deze collega zou uitvallen dit voor veel problemen zou zorgen. Met een goede implementatie van Ritplan zouden we niet meer afhankelijk zijn van één persoon. Daarnaast kon de planning ook gewoon een stuk efficiënter.’
Simpel beginnen
‘We begonnen met het stroomlijnen van onze basisinformatie’ vertelt Hubert. ‘We wilden eerst Ritplan zo minimaal mogelijk draaiend hebben om van daaruit de integratie uit te kunnen bouwen.
Hierom begon onze automatiseringscrew met mij en met Alex in ‘t Veen van EVO-it met het uitzoeken van de orderstroom. We werkten van offerte, naar order, naar levering en dan naar factuur, de standaardvolgorde. Het viel ons op dat de datums hiervan niet altijd even goed bijgehouden werden dus dat hebben we meteen aangepakt. Dit was in het bedrijf zo geregeld want iedereen zag de voordelen van een beter overzicht in ons systeem.
Vervolgens hebben we gekeken welke snelkoppelingen we konden maken in ons ERP-systeem, beginnend met colli en gewichten om vervolgens tijdvensters in te voeren en de dagen dat een klant dicht is. Zo breidden we de bruikbaarheid van Ritplan in ons eigen tempo uit.
Zelf pasten we ook hier en daar iets aan. We moesten rekening houden met files waarvan wij wisten dat ze er zouden zijn, dus we hebben tijden in de ochtend aangepast op basis van deze praktijkinformatie.
Tegelijkertijd maakten we ook nog een planning op de oude manier, zodat we een vergelijking konden maken en zien hoeveel verschil een planning met Ritplan maakte ten opzichte van hoe we het gewend waren.
Logistiek inzicht
We hadden eerst geen inzicht hoeveel er precies gereden werd. Nu kun je instellen hoeveel kosten per kilometer je hebt qua brandstofverbruik, loonkosten enzovoorts. Dan kunnen we daarop verbeteren.
We hebben ook gekeken naar hoeveel kilometers we maken, hoeveel dat kost en op welke manier we dan beter verzendkosten kunnen doorberekenen. Nu kun je bepalen of je zelf nog een pakje mee kunt sturen, of dat de twintig kilometer extra rijden eigenlijk duurder is en iets met een transporteur mee moet.’
Implementatie LMS – integratie mobiele telefoons in Ritplan
‘Tijdens het uitrollen van Ritplan hebben we ook LMS al geïmplementeerd’, vervolgt Hubert. ‘De chauffeurs waren eerst een beetje verdeeld over de implementatie. We hebben een aantal full-timers en een aantal mensen die eigenlijk met pensioen zijn maar die graag nog wat doen.
De jongens die elke dag op de bus zitten, waren heel snel om en zeer enthousiast. De pensionado’s vonden het iets lastiger. Die hadden wat meer begeleiding nodig over hoe zo’n app precies werkt, hoe je iets kunt refreshen of uit je geschiedenis kunt verwijderen.
Dat duurde weliswaar iets langer maar ook zij zijn er nu enthousiast over. Vooral ook omdat de route in LMS gewoon aan staat, dus je hebt ook als chauffeur je eigen overzicht.’
Snelle implementatie: een welbestede tijdsinvestering
Al met al is Hubert met recht trots op de vlotte implementatie van Ritplan en LMS bij Visser & Visser BV: ‘We willen ons werk natuurlijk gewoon zo goed mogelijk doen en daar moet je soms wat tijd in investeren als je ziet dat het beter kan. Voor het bedrijf is het fijn dat we het zo snel voor elkaar gekregen hebben, want zowel Ritplan als LMS ondersteunt ons om onze klantgerichte visie makkelijker uit te kunnen voeren.’
Niet alleen de planners en chauffeurs zijn blij: het hele bedrijf profiteert van beter inzicht en overzicht door Ritplan en LMS.