Materieelbeheer beheerst in Veendam
Gemeente Veendam kampte voor 2017 met een bekend probleem voor veel organisaties en bedrijven. Ze hadden veel materieel, met veel verschillende soorten kosten. Dit resulteerde in een grote verzameling aan Excel-bestanden, waardoor het veel werk was om alles overzichtelijk te krijgen. Toen adviseur bedrijfsvoering Koos van Sprundel bij het Team Buitendienst van de gemeente kwam werken, heeft hij direct ondervonden hoeveel voordeel Repond met zich meebracht om overzicht te krijgen in het materieelbeheer.
Start vanaf nul
“We begonnen eigenlijk vanaf nul”, vertelt Koos. “We hadden een financiële administratie, maar als je dingen wilt gaan zoeken moet je dat dus helemaal gaan uitpluizen. Brandstof, vervangingen, lopende kosten, overal stond iets. We wilden de controle makkelijker in handen houden. Met Repond kon dat. Het kostte wel tijd om alles in te voeren.” Jops van EVO-it reageert: “Ja, dat is in eerste instantie altijd even een investering. Je moet daarom ook wel weten waar je het voor doet, want zodra je die tijd erin gestoken hebt, verdien je die dubbel en dwars terug in tijdswinst later.” Koos antwoordt: “Dat zagen we ook wel in en je wordt er ook vanzelf beter in. Wij hebben nu ook bijvoorbeeld met EVO-it geregeld dat tankpassen in één keer ingelezen kunnen worden, net als de kilometerregistratie. Anders zou dat echt geen doen zijn.”
Niet té gedetailleerd
“We hebben trouwens nog een voordeel met de registratie zoals we het nu doen. We hebben bijvoorbeeld contact gehad met Martijn van jullie, om te kijken hoe we beter met het programma omgaan. We waren heel gedetailleerd bezig en hij helpt ons om het te versimpelen. Wanneer je ermee bezig bent, merk je dan dat andere classificaties handiger zijn, dus daar gaan we komend jaar mee aan de slag om het nog meer te stroomlijnen. Zo kunnen we nog meer tijdswinst behalen.
Ondersteuning door EVO-it
Als er vragen komen over het materieel kunnen we die meteen uitlezen in Repond, maar je merkt dat wanneer je met het materieel werkt dat je andere verwachtingen hebt over de classificaties dan die je voor bijvoorbeeld vragen van de gemeenteraad nodig hebt. Zo zijn we bezig om het programma helemaal naar onze hand te zetten en het is fijn dat jullie helpdesk daarvoor goed met ons meedenkt. Dat is misschien nog wel belangrijker dan het programma zelf, die actieve ondersteuning.”
De ontwikkeling en verfijning van het materieelbeheer is een blijvend proces, doordat de informatie niet alleen intern gebruikt wordt, maar ook logisch in verband moet blijven met de situatie in de gemeente, die ook altijd in ontwikkeling is. Dankzij Repond, een goede samenwerking met EVO-it en een drive bij Koos en de gemeente om het steeds beter te doen heeft Veendam goed grip op de duizenden artikelen materieel en alles wat daarbij komt kijken.
We zijn bezig om het programma helemaal naar onze hand te zetten en het is fijn dat jullie helpdesk daarvoor goed met ons meedenkt. Dat is misschien nog wel belangrijker dan het programma zelf, die actieve ondersteuning.