Een unieke planning voor maatwerk bij Pext
Pext is dé plek voor lichtstraten, veranda’s en een grote variatie aan overkappingen. Wanneer je in de bouw en in verbouwings- en renovatieprojecten werkt, begrijp je meteen dat dit veel flexibiliteit vergt in de constructie. Woningen van hetzelfde model kunnen toch belangrijk verschillen en de eigenaren hebben unieke wensen om van hun huis echt hun thuis te maken. Voor Pext dus de uitdaging om ervoor te zorgen dat ze precies aan de eisen van de klant voldoen. Om ervoor te zorgen dat deze unica goed terecht komen bij de klant houden ze het vervoer in eigen hand.
Theo de Vries, directeur, vertelt over hoe zij met hun eigen vervoer begonnen: ‘We werkten eerst handmatig, met een losse agenda en orderverwerking. We waren er goed in, maar handmatig kom je gewoon niet altijd uit met de rijtijden. Toen we online gingen kijken kwamen we bij EVO-it terecht voor Ritplan en LMS, en ons contact was meteen goed, dus zijn we snel met de implementatie begonnen. Dit verliep soepel, vooral ook doordat de communicatie zo vlot verliep.’
Papierloos werken
Er waren een paar belangrijke voorwaarden waar een ritplanningsysteem aan moest voldoen, vertelt Theo: ‘We wilden heel graag onze communicatie met onze klanten digitaliseren. Pakbonnen erbij moeten houden was onhandig voor onze chauffeurs en door dit digitaal te doen konden we alles beter stroomlijnen. Met LMS kunnen de chauffeurs niet alleen hun route zien, maar ook zien welke pakketten ze in hun wagen hebben voor de individuele klanten. Ook kunnen ze foto’s maken van de levering binnen het programma, zodat we niet alleen een bewijs van levering hebben, maar ook inzichtelijk hebben hóe de pakketten geleverd zijn.’
Maatwerk, geen standaard formaat leveringen
Het is niet voor niets dat Theo benadrukt hoe belangrijk het is om te kunnen zien hoe de producten geleverd zijn: ‘Onze producten zijn maatwerk. Hierdoor werken we met veel pakketten van verschillende volumes. We hebben de wagens zo ingericht met stellages dat we goed in de hoogte kunnen werken. We zijn bezig dit te automatiseren zodat we het inladen ook makkelijker uit kunnen voeren. Het is voor ons een heel proces om rekening te houden met de verschillende producten en pakketten.’
Bewijs van goede levering
Hierom zijn de foto’s in het LMS-systeem ook zo waardevol: ‘Het is logisch dat een klant af en toe niet zeker is of zij wel hun volledige bestelling hebben ontvangen, doordat alles op maat gemaakt wordt. We kunnen op basis van de levering niet alleen laten zien wát er geleverd had moeten worden, maar met de foto’s kunnen we ook laten zien dát en hóé het geleverd is. Dit neemt de verwarring weg die onvermijdelijk ontstaat wanneer je met zulke unieke opdrachten te maken hebt.’
Eenvoudige overstap naar Ritplan en LMS
Voor de chauffeurs en het team op kantoor was de overgang naar Ritplan en LMS eenvoudig, vertelt Theo: ‘Iedereen heeft een smartphone tegenwoordig en doordat alle informatie die ze nodig hebben op hun telefoon te zien is, inclusief de route en de leveringen, hoeven ze niet meer met een map vol papieren te slepen. Alles bij elkaar in één app is voor hen ook overzichtelijker.
Doordat de communicatie van de levering doorgestuurd wordt tijdens de route weten we intern meteen hoe onze producten afgeleverd zijn en hoeft het niet allemaal nog apart georganiseerd te worden. Vanuit ons wordt ook een mail gestuurd over de levering naar de klanten. Dit deden we eerst telefonisch en dat levert vaak discussie op, maar iedereen is tegenwoordig gewend om een mail over de levering krijgen. We zijn goed in het plannen, dus we boeken tijdwinst door die discussie niet uit te nodigen. De klanten weten waar ze aan toe zijn en wij kunnen onze planning strakker regelen door te informeren over de levering. Als het echt niet uitkomt voor een klant dan regelen we dat natuurlijk, maar dat komt zelden voor.’
Unieke producten met eigen vervoer
In het gesprek met Theo komt duidelijk naar voren dat zij goed weten wat ze nodig hebben en wat ze moeten doen om hun klanten naar tevredenheid van dienst kunnen zijn. Het unieke karakter dat erbij komt kijken wanneer je productie voornamelijk uit maatwerk bestaat, maakt eigen vervoer voor Pext een logische keuze. Daarmee is het maatwerk in het hele proces van de productie van overkappingen, lichtstraten en veranda’s tot en met de distributie terug te zien.
We zijn goede planners en met Ritplan en LMS maken we de planning nóg beter