Gemeente Losser beheert materieel voor vijf dorpskernen
Gemeente Losser houdt de stamgegevens van haar wagenpark en overige materieel bij in een centraal systeem: Repond in de Cloud .
Monteur René Vrijkotte doet een kleine greep uit de variatie aan voertuigen en hulpmiddelen waar Gemeente Losser elke dag mee in de weer is: ‘Vrachtwagens, trekkers, auto’s, bermmaaiers, accu-rugblazers, accu-handgereedschap, strooiwagens en nog meer.’
Er zijn immers vijf dorpskernen waar deze gemeente zorg voor draagt en daar heb je wel de juiste spullen voor nodig. Met Repond is het beheer hiervan door de gemeente geborgd.
Beheer onafhankelijk van de persoon
Materieelbeheer begint bij een goede registratie, weet Geert Wilting, applicatiebeheerder, te vertellen. ‘Voordat ik de administratie van het gegevensbeheer buitendienst overnam, lag heel veel van de registratie bij één enkele collega. Vanaf 2019 wilde ik het beheer verbeteren zodat eigenlijk iedereen het kan overnemen als ik over een aantal jaren van mijn pensioen ga genieten.’
René legt uit: ‘De gemeente heeft een eigen garage met vijf medewerkers die veel werkzaamheden aan voertuigen zelf uitvoeren, evenals het onderhoud aan gereedschappen en keuringen daarvan volgens bijvoorbeeld NEN-3140 en VA-keur. Onderhoud aan vrachtwagens en APK’s worden uitbesteed.
De lijntjes zijn nu korter met Geert. De monteurs kunnen nu ook bijhouden wat we allemaal doen, wat we uitgeven en waar het materieel allemaal blijft. Zo weten we ook goed wat we zelf kunnen doen en waarvoor we de dealer erbij moeten halen. In Repond houden we dat dan zoveel mogelijk zelf bij.’
Overzicht en inzicht
Vooral de historie van het materieel is waardevolle informatie voor Geert: ‘Als je weet dat je al allerlei reparaties aan een machine hebt laten doen, dan kom je op een gegeven moment op een punt dat je het beter kunt vervangen. De monteurs kunnen en doen heel veel, maar het houdt een keer op.’
Met Repond worden de onderhoudsmomenten van het materieel overzichtelijk bijgehouden, waardoor deze historie ook makkelijk te controleren en te vinden is.
Alles in één beheersysteem
Sinds 2019 is Geert samen met René en de andere monteurs aan de slag om Repond steeds verder te integreren in het dagelijkse proces van het materieelbeheer van Gemeente Losser.
‘In het begin stond niet alles in het systeem en stond er ook informatie in bijvoorbeeld excelsheets. Dit werkte voor mijn vorige collega, maar ik wil juist dat de monteurs grip hebben op de zaak en zelf ook dingen kunnen invoeren en registreren om zo hun eigen werk makkelijker te kunnen maken’ vertelt Geert.
René weet hier nog bij uit te leggen hoe dit proces in samenwerking met EVO-it verder tot stand is gekomen. ‘Er was al veel uitleg geweest en toen is er ook iemand van EVO-it langsgekomen om praktisch met ons mee te kijken en tips te geven. Dan kun je het meteen toepassen, dat is altijd fijn.’
Verbetering
Voorlopig blijven Geert, René en de andere gebruikers van Repond in de Cloud nog wel even zoet met het vullen van de database voor Repond.
Nu al hebben ze veel waardevolle informatie in het programma verwerkt zoals tankstanden en certificaten. De komende tijd wordt het zo uitgebreid dat Gemeente Losser van al het materieel in één keer alle belangrijke informatie tot haar beschikking heeft én automatisch geïnformeerd wordt over zaken als onderhoud en keuringen.
Zo werkt Gemeente Losser weer een stukje efficiënter en beter voor de burgers in haar dorpskernen.
Met Repond heb je direct bewijs voorhanden dat het materieel steeds gedegen is onderhouden en gekeurd.