De kick van optimaliseren bij Borgesius

Welk moment is beter om terug te kijken op de afgelopen decennia dan een 25-jarig jubileum? Met veel plezier kijken we terug naar waar we begonnen zijn, met de ervaringen van een klant van het eerste uur: Borgesius(indertijd Quality Bakers). Deze bakkerij is vaak van naam veranderd door overnames maar Arie Krijgsman, tegenwoordig met pensioen, heeft alles meegemaakt en weet nog goed te vertellen hoe het eraan toeging in de samenwerking met EVO-it, zelfs toen we nog officieel deel uitmaakten van EVO.

Ronald Janse, die vanaf het eerste uur heeft gewerkt aan Ritplan, is in gesprek met Arie: “Ik weet nog goed dat de bakkerijen een van de eerste klanten waren. Misschien niet in de eerste vijf, maar zeker in de eerste tien” herinnert Ronald zich, “Toen werkten we nog met DOS en moest je van alles doen om een programma goed te laten werken, in verband met de wijze waarop het besturingssysteem werkte.”

Arie reageert: “Dat weet ik nog wel, dan had je mensen die dat helemaal uit hun hoofd wisten. Die konden als het ware blind in DOS werken.” Ronald vervolgt: “Ja, maar op een gegeven moment gingen we toch over op Windows, je ging nou eenmaal met je tijd mee.” Arie: “Ja, dat was wel fijn hoor, scheelde een hoop gedoe. Het was best wennen maar je kon meteen ook wel een stuk meer, en dat biedt ook weer de kans om aan de bak te gaan.”

Het was niet toevallig dat juist Borgesius er zo vroeg bij was in het gebruik van Ritplan. Ronald kan zich de implementatie nog herinneren: “Wat vooral goed werkte was dat jullie al met basisroutes werkten. In de eerste versies van ons programma gebruikten we basisroutes om deze vervolgens te verbeteren en hiermee konden we goed aan de slag. Zo konden we het programma ook steeds beter uitwerken, met de feedback die we weer terugkregen van onder andere Borgesius.” Arie beaamt dit: “Ja, een van de dingen die ik me nog goed kan herinneren is dat je altijd wel contact kon hebben met EVO-it en dat je dan makkelijk terecht kon met vragen. Het was nooit een onpersoonlijke klantenservice, maar wanneer je geholpen werd wisten ze wie je was en waren ze ook bekend met ons bedrijf. Je kon ook lekker sparren voor ideeën, waar je een stuk verder mee kwam.” Ronald reageert: “En dat konden wij dan weer gebruiken om het programma te verbeteren.”

Niet alleen was de manier van plannen van vroeger een goede aansluiting voor de eerste versies van Ritplan, de manier waarop het programma ontwikkelde zorgde er ook voor dat er een stuk meer mogelijk werd. “Het leuke aan de wereld van bakkerijen is dat er met dagverse producten gewerkt wordt. Ik zeg je eerlijk, dat is niet altijd makkelijk. Tijdvensters veranderen, bepaalde plaatsen kun je niet zomaar meer komen met de vrachtwagen, klanten veranderen of hun wensen zijn anders, elke dag moet je rekening houden met iets dat gisteren niet zo werkte” vertelt Arie, “maar dat maakt het juist zo leuk. Met Ritplan kun je altijd van alles uitzoeken en ik maakte er een spel van om iedere keer als er iets veranderde weer te proberen het onderste uit de kan te halen. Als je met je kosten van 5000 naar 4500 kan gaan: dat is wel een kick.”

Als Ronald om een voorbeeld vraagt, weet Arie die meteen te benoemen: “In de omgeving Rotterdam heb je wegen die op het eerste oog sneller lijken, maar door omstandigheden toch onverstandig kunnen zijn. Zo is er ten zuiden van Rotterdam een snelle route, maar mensen die bekend zijn met de stad weten dat je die route beter niet kunt nemen, omdat je dan een pont over moet. Zo sparde ik dan met de chauffeurs. Ik had een route gemaakt van 70 kilometer, maar kreeg te horen dat dit toch echt onmogelijk was. Wat blijkt, die pont maakt het zo onhandig dat je maar beter een stuk om kunt rijden. In Ritplan kun je deze routes nu blokkeren, wanneer je weet dat deze niet past bij jouw planning. Dat stukje maatwerk maakt dat het wat soepeler loopt en zo kun je ook de ritten zo slim mogelijk in elkaar zetten.”

Hoewel de meerwaarde van Ritplan voor Arie overduidelijk was, werd het programma binnen het bedrijf af en toe in twijfel getrokken, doordat het bedrijf een aantal keer van eigenaar is veranderd en daarmee ook de nodige wisselingen van de wacht plaatsvonden. “Ik zeg je eerlijk” geeft Arie aan, “soms had je een collega die echt goed doorhad waar je het allemaal voor deed, maar andere keren had je iemand die zich hardop afvroeg wat je nou zoal aan het doen was de hele dag wanneer je met ritplanning bezig was. Dan begrepen ze dus ook niet hoeveel nut het programma had. Leg dan maar eens uit dat de kosten van Ritplan er ruimschoots uitgehaald werden doordat het plannen makkelijker was en, wanneer je er een spel van maakt om er zoveel mogelijk uit te halen, dit ook iets is dat zich opnieuw en opnieuw terugverdient.” Ronald reageert: “Ja, altijd bijzonder is dat. Je kunt aan iemand voorleggen en zelfs berekenen hoeveel ze uit Ritplan kunnen halen, en om een of andere reden laten mensen soms dan toch liever geld op de plank liggen.”

Ondertussen is Arie met pensioen, maar hij heeft een waardige opvolger gevonden in Ahmed El Bouiadi. “Het is fijn dat je weet dat je het achter kunt laten en erop kunt vertrouwen dat het allemaal wel goed komt. Met de mensen van EVO-it is het altijd fijn praten en Ahmed heeft goed zicht op hoe waardevol optimaliseren kan zijn, dus ik weet zeker dat er nog vele mooie jaren aan zullen komen.”