Transportsoftware implementeren zonder verstoring van je dagelijkse planning

De grootste angst bij een nieuw systeem is het risico dat de overstap de lopende planning verstoort. Wat als chauffeurs massaal weerstand bieden? Wat als de planning stilvalt zodra de vertrouwde Excel-agenda wordt losgelaten? Een gefaseerde implementatie neemt dat risico weg: de dagelijkse ritten blijven gewoon doordraaien, terwijl het nieuwe systeem er stap voor stap naast wordt opgebouwd. 

Benieuwd hoe een implementatie er voor jouw organisatie uitziet?

Vraag een demo aan

Waarom implementeren vaak als risicovol wordt gezien 

De twijfel bij een overstap komt meestal terug op een paar concrete zorgen: 

• Angst voor stilstand. De planning mag geen dag stilliggen, ook niet tijdens de overstap zelf. 
• Weerstand bij chauffeurs. Een nieuwe werkwijze wordt niet automatisch met open armen ontvangen. 
• Twijfel over koppelingen. Werkt de koppeling met het ERP-systeem meteen, of ontstaat er een gat in de informatie? 
• Afhankelijkheid van één persoon. De vrees dat alles vastloopt zodra de planner die de implementatie trekt, uitvalt. 

Hoe een implementatie zonder verstoring eruitziet 

Klein beginnen met de basis 

Bij Visser & Visser, groothandel in grond-, weg- en waterbouw, begon de implementatie bewust minimaal. Eerst werd LMS Ritplan & Praktijk zo eenvoudig mogelijk draaiend gemaakt, waarna stap voor stap koppelingen met het ERP-systeem werden toegevoegd: eerst colli en gewichten, later tijdvensters en sluitingsdagen van klanten. Zo breidt de bruikbaarheid van het systeem uit in het tempo van de organisatie zelf, in plaats van alles tegelijk te moeten regelen. 

Gefaseerd uitrollen bij chauffeurs 

Maaltijdleverancier Eetgemak rolde de Chauffeurs App gefaseerd uit: eerst gingen een paar chauffeurs met de app aan de slag, en pas toen zij eraan gewend waren, volgde de volgende groep. Zo hielpen chauffeurs elkaar onderling verder bij vragen, zonder dat iedereen tegelijk moest wennen aan een nieuw proces. 

Oude en nieuwe manier tijdelijk naast elkaar 

Tijdens de overstap bij Visser & Visser bleef de oude planningswijze nog even naast het nieuwe systeem bestaan, puur om te vergelijken hoeveel verschil de nieuwe planning daadwerkelijk maakte. Dat gaf vertrouwen op basis van een eigen vergelijking, in plaats van een belofte die je op voorhand moet aannemen. Benieuwd hoe die vergelijking er bij jouw planning uitziet? 

Vraag een demo aan en zie het verschil

Training en begeleiding als vast onderdeel 

Bij elke implementatie hoort begeleiding en training voor de betrokken medewerkers, van planning tot chauffeurs. Ook na de livegang blijft ondersteuning beschikbaar voor vragen, zodat een implementatie geen eenmalig project is dat daarna op zichzelf staat. 

Wat dit oplevert 

Een gefaseerde implementatie levert meer op dan alleen minder stress tijdens de overstap: 

1. Geen stilstand in de dagelijkse planning. De organisatie blijft draaien terwijl het nieuwe systeem stap voor stap wordt uitgebouwd. 
2. Chauffeurs die voorstander worden. Een kleine groep die eerst went, overtuigt de rest vaak beter dan een verplichte overstap in één keer. 
3. Vertrouwen op basis van eigen ervaring. Een tijdelijke vergelijking tussen oud en nieuw laat zien wat het systeem daadwerkelijk toevoegt. 
4. Snelle doorlooptijd, ondanks de gefaseerde aanpak. Bij Visser & Visser stond de volledige implementatie van planning en chauffeurs app binnen vier weken. 

Praktijkvoorbeeld: Visser & Visser en Eetgemak 

Hubert Visser van Visser & Visser vat het treffend samen: "Niet alleen de planners en chauffeurs zijn blij: het hele bedrijf profiteert van beter inzicht en overzicht door Ritplan en LMS." Bij Eetgemak groeide het enthousiasme van chauffeurs juist gedurende het traject: wie eerst twijfelde, zag naderhand zelf de voordelen van de nieuwe werkwijze. 

Wil je transportsoftware implementeren zonder dat je dagelijkse planning eronder lijdt? 
Vraag een demo aan van EVO-it

Veelgestelde vragen over transportsoftware implementeren